É preciso criar condições para que todo trabalho seja realmente produtivo e agregue valor – não apenas para clientes e acionistas ou proprietários de uma empresa, mas também para a pessoa que o realiza. Há tempos reconhecemos que não é possível realizar um trabalho em meio à sujeira, à desordem e à bagunça. Por isso, há muito tempo, práticas fundamentais são adotadas para ajudar a tornar qualquer ambiente produtivo mais limpo e organizado e permitir eficiência, produtividade e qualidade.

Isso significa definir claramente tudo o que será necessário para realizar uma determinada tarefa – como ferramentas, peças, materiais, documentos, entre outros –, descartando o que não será usado. A partir daí, deve-se organizar o que sobrou, definindo um lugar para cada coisa e colocando cada coisa em seu lugar; para usar uma frase bastante conhecida pelo movimento da qualidade, para manter o ambiente sempre limpo e organizado.

Empresas de alta tecnologia têm diferentes noções do ambiente físico, colocando várias condições especiais, como espaços abertos, lazer adjacente ao trabalho disponível, para tornar o trabalho de jovens profissionais mais interessante e atraente. Um ambiente arrumado permite que se saiba se as coisas físicas estão em ordem, e, assim, torna-se mais evidente quando situações anormais estiverem acontecendo, o que permite que se atue para corrigir o que não está certo.

Mas isso é apenas uma parte do problema. Há outra dimensão das condições de trabalho que ajudam a criar uma atividade com bom desempenho: o ambiente social e o projeto do trabalho que será realizado. Devem-se criar condições para que todo trabalho seja interessante, desafiador e, mais importante, que permita que cada pessoa tenha condições de ser bem-sucedida naquilo que faz. Nenhuma atividade deve ser monótona ou tediosa, nem cheia de desperdícios, que frustram os clientes e os proprietários e acionistas.

Para evitar a monotonia e o tédio, é importante que a pessoa que desempenha o trabalho conheça a contribuição de suas atividades para a empresa e para a sociedade. É bastante conhecida a metáfora dos três pedreiros que trabalhavam em grandes construções. Ao serem perguntados sobre o que faziam, o primeiro respondeu: “eu quebro pedras, assento tijolos...”. O segundo disse: “eu construo prédios, faço edifícios...”. Já o terceiro afirmou: “eu construo grandes catedrais, imponentes universidades, realizo sonhos”. Ou seja, alguns têm apenas a estrita e limitada noção das tarefas, enquanto outros têm uma conexão maior com o propósito da atividade e da empresa, algo muito mais relevante.

Mas como passar aos criadores de valor essa visão mais abrangente? É necessário desafiá-los cotidianamente a fazer suas tarefas sempre melhor hoje do que as fizeram ontem, estimulá-los a refletir periodicamente sobre seus trabalhos no sentido de tentar melhorá-los, estabelecer metas ousadas com o intuito de buscar sempre superar limitações e conseguir melhores resultados e incentivá-los a trabalhar sob a ótica do valor para os clientes, tornando-os capazes de enxergar e revelar problemas e buscar soluções.

Eis, então, outra base para criar ambientes para um trabalho produtivo: o ambiente social e o projeto do trabalho. O bom ambiente físico, a organização e a limpeza, além do estímulo à melhoria contínua, à superação de barreiras e à solução de problemas, são motores fundamentais do trabalho produtivo.

A falta de oportunidades de aprendizagem e de melhoria está presente em muitos dos projetos de trabalho atuais, o que acaba gerando tédio e desinteresse prejudiciais ao aprendizado das pessoas. Ao contrário, devemos criar ambientes físicos e sociais produtivos em que as pessoas possam se desenvolver e aprender continuamente com o seu próprio trabalho.

O conceito de melhoria contínua não serve apenas para ser pensado em termos de melhorias no desempenho, mas, em sua essência, deve significar a melhoria contínua na capacitação e no aprendizado das pessoas. Em outras palavras, trabalhar em meio à desorganização e sem estímulos e desafios ao uso de suas capacitações plenas afeta a nossa capacidade de aprender.

Portanto, sempre que for planejar ou “desenhar” um trabalho na sua empresa, pense que só será realmente produtivo se o ambiente físico e social estiver adequado. Tanto para o corpo como para a mente. Quando as lideranças conseguem conciliar esses dois conceitos, o ambiente físico e o ambiente social num mesmo local de trabalho, os resultados são sempre impressionantes.

Fonte: Época, 29 de junho de 2016.